In Nederland is er een wet over privacy. Deze Wet heet de Algemene Verordening Gegevensbescherming. We noemen deze privacywet ook wel de AVG. In deze wet staat beschreven hoe we met jouw gegevens om moeten gaan. De EWV heeft onderstaande privacyregels opgesteld voor vrijwilligers en sporters. De EWV heeft het recht om deze regels van tijd tot tijd aan te passen.

Over welke gegevens gaat het?

De EWV weet na invulling van het aanmeldformulier hoe je heet, wat je adres is en wanneer je geboren bent. Dit noemen we persoonsgegevens. Ook hebben we bankgegevens nodig voor het innen van contributie. De EWV weet ook welke beperkingen en ziektes je hebt. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens. Met deze gegevens moeten we heel voorzichtig zijn. Dit zijn hele privacygevoelige gegevens. 

• De EWV heeft persoonsgegevens nodig!
• Om goede informatie te kunnen geven aan hoofdleiding en vrijwilligers, die jou tijdens het sporten begeleiden
• Om goed voor je te kunnen zorgen tijdens het sporten

Geheimhouding

Hoofdleiding en vrijwilligers die jou begeleiden tijdens het sporten zien jouw gegevens. Dit zien ze om jou goed te kunnen begeleiden. Ze hebben een formulier ondertekend voor geheimhouding en dat betekent dat ze deze gegevens niet zomaar mogen delen met anderen. Hoofdleiding en vrijwilligers mogen wel informatie delen met andere vrijwilligers van dezelfde sportactiviteit van de EWV als dat nodig is voor een goede begeleiding.

Bewaren en beveiligen van Persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden goed bewaard. In de wet staat hoelang deze gegevens bewaard worden. Zo lang je lid bent van De EWV worden deze gegevens bewaard.

Als je geen lid meer bent worden jouw persoonsgegevens nog 2 jaar bewaard en daarna worden ze verwijderd. De penningmeester moet jouw financiële gegevens nog 7 jaar bewaren.

De EWV zorgt ervoor dat jouw persoonsgegevens beveiligd zijn (o.a. met wachtwoorden etc.) Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben jouw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Verwerken van persoonsgegevens

Alles wat je kunt doen met persoonsgegevens heet verwerken van persoonsgegevens. Bijvoorbeeld: verzamelen, vastleggen, bewaren, bewerken, versturen en vernietigen, zelfs bekijken. De secretaris en de penningmeester verzamelen persoonsgegevens die op het aanmeldformulier door jou en/of je begeleider is ingevuld. (Zoals hoe je heet, waar je woont en hoe oud je bent, telefoonnummers, email en bank- en betaalgegevens). 

De EWV verwerkt ook bijzondere persoonsgegevens. Zoals gegevens over je gezondheid. (of je een besmettelijke ziekte hebt of epilepsie of een hartafwijking bijvoorbeeld). Deze gegevens worden door jou en/of je ouder/begeleider ingevuld op het formulier bijzondere persoonsgegevens. Ook deze gegevens zijn geheim.

De formulieren van de bijzondere persoonsgegevens worden bewaard door de hoofdleiding, die dat nodig heeft om goed voor jou te zorgen en begeleiden tijdens het sporten.

De EWV mag persoonsgegevens niet aan derden (anderen) doorgeven.

Social Media en communicatie

De EWV gebruikt soms foto’s of films, bijvoorbeeld op de website. Wij mogen een foto of filmpje niet zomaar gebruiken. We moeten eerst aan jou vragen of dat mag. Op het aanmeldformulier kun je hier wel of niet toestemming voor geven. Je mag een toestemming ook altijd stopzetten. Foto’s op website mogen niet door derden (anderen) worden gebruikt!

Bij Sportactiviteiten, bij wedstrijden of feestjes maken we vaak foto’s en filmpjes. Wil je niet op de foto of in een film? Dan kun je dat aangeven. Jij beslist of er een foto of filmpje gemaakt mag worden van jou. Soms wil je zelf een foto of filmpje delen op Facebook. Je weet dan alleen niet wie het allemaal kan zien. Soms staan er ook anderen op een foto die je wilt plaatsen. Je moet dan toestemming vragen aan de mensen die op de foto staan. Denk daarom altijd goed na voordat je iets deelt! Praat er eens over met je hoofdleiding, vrijwilliger of iemand anders die je vertrouwt. Zij kunnen je daarbij helpen.

Vrijwilligers (bestuursleden, hoofdleiding en/of vrijwilligers) die gebruik maken van telefoon, email, WhatsApp, Facebook etc. om met jouw te communiceren moeten zich houden aan de privacyregels van De EWV

Klachten

Vind je dat er niet goed wordt omgegaan met jouw privacy? Of heb je een klacht? Praat er dan over met de hoofdleiding. Ben je na het gesprek met je hoofdleiding niet tevreden? Praat dan met het bestuur van de EWV, die namens jouw sport in het Algemeen Bestuur zit. 

Als je liever met een onafhankelijk persoon wilt praten dan kun je met al je vragen of opmerkingen terrecht bij ons vertrouwenspersoon, deze gegevens vind je op de website.

Als je dan nog niet tevreden bent, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de privacy van jouw persoonsgegevens.